Koordynator robót ogrodniczych

Koordynator robót

– zakres obowiązków i odpowiedzialności


Wyjaśnienie funkcji przez zakres odpowiedzialności:

Koordynator wchodzi w proces tworzenia ogrodu w momencie, w którym Inwestor otrzymuje skończony projekt budowlany. Staje się, zaraz po Projektancie, osobą najlepiej zorientowaną w całym projekcie oraz niuansach jego realizacji. Jego zadaniem jest organizacja i doprowadzenie prac i dostaw do szczęśliwego końca – stworzenie ogrodu, którym Inwestor i Projektant będą zachwyceni.

Odpowiedzialnością koordynatora jest zadbać o:

  • przeprowadzenie prac zgodne z projektem 
    a jeśli jest to niemożliwe – wprowadzenie zmian w sposób nie szkodzący wizji Autora koncepcji.
  • indywidualne potrzeby i życzenia Inwestora
    zwłaszcza te, które pojawią się w trakcie realizacji i nie wynikają z projektu.
  • budżet realizacji, minimalizując ryzyko zniszczeń i poprawek
    w szczególności gdy ekipy mają zazębiające się zakresy robót.
  • atmosferę zgodnej współpracy między dostawcami i wykonawcami
    tworząc zespół, który całym duchem stoi zawsze po stronie zachwytu.

Rola Koordynatora w usługach jakie Ci oferujemy:

Koordynator jest osobą niezbędną w realizacji prac wykonawczych, zwłaszcza gdy występuje wielu wykonawców i dostawców. W naszej ofercie Koordynator jest członkiem zespołu w ramach usługi Inwestora Zastępczego. Praca Koordynatora jest rozliczana (tak jak cała usługa) na zasadzie Konsultingu.

W przypadku zatrudnienia Generalnego Wykonawcy – rolę Koordynatora pełni zwykle szef firmy, kierownik ekipy albo kierownik budowy – osoba, która spędza najwięcej czasu na budowie i kontaktuje się z Inwestorem. Jeśli to My zaoferowaliśmy Ci opcję Generalnego Wykonawcy – Koordynatora dostajesz „w pakiecie”.


Zadania Koordynatora – chronologicznie w procesie budowy ogrodu:


ETAP PRZYGOTOWANIA BUDOWY DO REALIZACJI:

Zadanie: przygotować organizację budowy w taki sposób, aby przebiegła możliwie bezproblemowo.

  1. Analiza projektu, poprawa i uzupełnienie lub stworzenie przedmiaru robót
    – kompletna lista usług do wykonania
    – wraz z materiałami pomocniczymi i innymi wliczonymi w usługi
  2. Wyodrębnienie z przedmiaru materiałów zamawianych niezależnie, we współpracy z dostawcami, uzyskanie informacji o
    – terminach dostaw (od przedpłaty, w relacji do pory sezonu)
    – warunkach logistycznych (tonaż samochodów, wymagania dot. rozładunku)
    [OPCJA: usługa świadczona w całości przez Garden Pro – współpraca z opiekunem klienta]
  3. Rozbicie przedmiaru na:
    – etapy
    – zakresy dla wyspecjalizowanych wykonawców
  4. Dobór wykonawców, uzyskanie wycen, przeprowadzenie konkursów ofert
  5. Wybór ostatecznych wykonawców do wszystkich prac przewidzianych w przedmiarze:
    – ustalenie zakresów prac
    – finalna negocjacja cen
    – uzyskanie informacji jak będą rozliczane prace dodatkowe
    – uzyskanie informacji o możliwych terminach wejścia, planowanych czasach przerobów
    – powiązanie z listą materiałów zamawianych oddzielnie, które materiały w którym momencie prowadzenia prac muszą zostać dostarczone na czas
  6. Dostarczenie wycen do Księgowego (buduje budżet budowy)
  7. Stworzenie startowego harmonogramu w budżecie budowy (powiązane prace + materiały)
  8. Uzyskanie akceptacji dla zakresu i budżetu
  9. Podpisanie umów z Wykonawcami

ETAP REALIZACJI PRAC BUDOWLANYCH:

Zadanie: Doprowadzić do powstania pięknego ogrodu.

  1. Pierwsze spotkanie z szefami / kierownikami ekip na budowie
    – zapoznanie z terenem i zakresem prac wszystkich powiązanych wykonawców
    – zebranie informacji o problemach / pracach zazębiających się / potencjalnych problemach i konfliktach
    – ustalenie planu działania
  2. Pilnowanie terminów wejścia, prowadzenia prac zgodnie z harmonogramem, motywowanie do uciekania przerobami (z priorytetem jakości)
  3. Bieżąca kontrola postępów i jakości prac oraz zgodności z projektem:
    – Poniedziałek – planowanie przerobów i prognozowanie rozliczeń na nadchodzący tydzień, przesłanie planu do Inwestora
    – Wtorek do Czwartku – koordynacja, objazdy i kontrola po budowach i dostawcach,
    – Czwartek – weryfikacja założeń z poniedziałku, zdanie relacji Inwestorowi
    – Piątek – odbiory prac (na protokołach i przedmiarach) i rozliczenia z wykonawcami
  4. Odbiory robót etapowe – dostarczanie przerobów dla rozliczeń cząstkowych do Księgowego
  5. Wycenianie prac dodatkowych przed realizacją, uzyskiwanie akceptacji
  6. Zakup i dostawa drobnych materiałów, rozliczanie wydatków
  7. Odbiory i dokumentacja fotograficzna prac zanikających, inwentaryzacja powykonawcza sieci podziemnych
  8. Wzywanie autora projektu na Nadzory Autorskie
  9. Odbiór końcowy, zebranie gwarancji

ODPOWIEDZIALNOŚĆ WOBEC INWESTORA:

Zadanie: Inwestor jest zachwycony z powstałego ogrodu i samej obsługi.

  1. Regularne informowanie Inwestora o planowanych i realnych przerobach, występujących trudnościach i opóźnieniach, problemach i planowanych rozwiązaniach
  2. Towarzyszenie Inwestorowi w wizytach na budowie, wyjaśnianie kwestii branżowych, wspólne odbiory zakresów nieparametrycznych
    np. wynikających z indywidualnych preferencji lub gustu
  3. Uważność na potrzeby i szczególne życzenia Inwestora, dopilnowanie odpowiedzi na nie.
  4. Informowanie Inwestora o jego obowiązkach i bieżących zadaniach do wykonania
  5. Uzyskiwanie akceptacji dla zaciągania zobowiązań w imieniu Inwestora przed wykonaniem usługi / zamówieniem materiału
  6. Uzupełnianie informacji online na temat terminów realizacji dla wykonawców i dostawców, bieżąca aktualizacja na podstawie zmian

WSPÓŁPRACA KOORDYNATORA Z KSIĘGOWYM

Zadanie: Dostarczyć Księgowemu zawsze aktualne informacje o sytuacji na budowie, które mają skutek finansowy.

AKCJA KOORDYNATOR: Wykonał zadanie terenowe (wizyta na budowie, u dostawcy, etc.) lub biurowe (bite godziny przy pracy papierowej lub telefonicznej), natychmiast po wydarzeniu zapisuje ilość godzin swojej pracy z komentarzem wyjaśniającym w arkuszu godzinowym online
Instrukcja i ustalenia: 1 przyjazd = 1h; przyjazd 1h15m = 1,5h; przyjazd 1h40m = 2h, itd. Praca biurowa zapisywana powyżej 30min lub komasowana z całego dnia, Pojedynczych telefonów w ciągu dnia nie zapisujemy.
REAKCJA KSIĘGOWY: Dane są zliczane automatycznie, Przesyła rozliczenia wynagrodzenia do Inwestora na koniec miesiąca.

AKCJA KOORDYNATOR: Uzyskał ofertę po negocjacjach od wykonawcy / dostawcy.
REAKCJA KSIĘGOWY: Wprowadzenie oferty do arkusza wycen cząstkowych, podłączenie nowej pozycji do budżetu budowy online w kolumnie „Oferta / Wycena”.

AKCJA KOORDYNATOR: Uzyskał akceptację od Inwestora dla zamówienia usług / dostaw. Określił zaliczkę / przedpłatę dla dostawcy. 
REAKCJA KSIĘGOWY: Przeniesienie kwot z kolumny „Oferta / Wycena” do kolumny „Prace zlecone”. Wprowadzenie kwot do budżetu budowy online w kolumnie „Płatność dd.mm. forma”. Przekazanie Inwestorowi informacji o konieczności dokonania płatności.

AKCJA KOORDYNATOR: Wykonał odbiór częściowy z Wykonawcą lub uzgodnił inną formę rozliczenia. Przygotował przerobiony przez wykonawcę zakres prac w formie odbioru na podstawie przedmiaru, w relacji do złożonej oferty.
REAKCJA KSIĘGOWY: Dodanie do wyceny cząstkowej kolumny o przerobach bieżącego odbioru. Wprowadzenie sumy kwoty z odbioru do budżetu budowy online w kolumnie „Płatność dd.mm. forma”. Przekazanie Inwestorowi informacji o konieczności dokonania płatności.

AKCJA KOORDYNATOR: Uzyskał od Wykonawcy wycenę na zamówienia lub roboty dodatkowe lub podjął decyzję o zmianie zakresu prac. Uzyskał akceptację od Inwestora. Przygotował dane w oparciu o standard przedmiarowy (Zakres – Jednostka miary – Ilość – Cena jednostkowa)
REAKCJA KSIĘGOWY: Wprowadzenie dodatkowych pozycji (dodatnich lub ujemnych) do wyceny cząstkowej Wykonawcy / Dostawcy.

AKCJA KOORDYNATOR: Dokonał wydatków niezbędnych dla dalszego prowadzenia prac. Wprowadził dane do arkusza „Wydatki dodatkowe poza kosztorysami”.
REAKCJA KSIĘGOWY: Dane są zliczane automatycznie, Przesyła rozliczenia kwoty do zwrotu do Inwestora na koniec miesiąca.

AKCJA KOORDYNATOR: Otrzymał od Inwestora środki do rozliczenia z wykonawcą w formie gotówkowej. Wydał Inwestorowi KP. Wypłacił środki wykonawcy. Otrzymał KW. Ze względu na zaokrąglenia kwot pozostała mu nadpłata. Zdaje gotówkę, KP i KW Księgowemu.
REAKCJA KSIĘGOWY: Uzupełnienie informacji o rozliczeniu planowanych płatności w bieżącej kolumnie rozliczeń. Aktualizacja kwot pozostałych do zapłaty. Wprowadzenie nadpłaty w wierszu „Nadpłaty gotówkowe i z przedpłat”.


 

Zadzwoń teraz